Pengembangan aplikasi web seringkali ditunda ketika sebuah bisnis baru memulai (start-up). Namun, ketika bisnis tersebut berkembang, proses kerja yang sebelumnya sederhana bisa menjadi semakin sulit dikelola. Data pelanggan tersebar di beberapa file, laporan dibuat secara manual, dan persetujuan transaksi harus menunggu balasan melalui WhatsApp.
Pada tahap tertentu, spreadsheet dan aplikasi siap pakai mungkin tidak lagi cukup. Bisnis membutuhkan sistem yang mengikuti alur kerja mereka, bukan terus-menerus menyesuaikan proses kerja dengan keterbatasan software.
Di sinilah pengembangan aplikasi web dapat menjadi solusi. Aplikasi web memungkinkan tim mengakses sistem melalui browser untuk mengelola data, memproses transaksi, memantau operasional, dan menghubungkan berbagai proses bisnis.
Namun, membangun aplikasi tanpa perencanaan yang matang dapat menimbulkan masalah baru. Fitur terus bertambah, biaya pembuatan aplikasi web membengkak, dan hasil akhirnya belum tentu menjawab kebutuhan pengguna.
Karena itu, pengembangan aplikasi web sebaiknya dimulai dengan memahami masalah bisnis dan menentukan hasil yang ingin dicapai. Berikut tujuh langkah yang dapat membantu Anda mempersiapkan proyek dengan lebih terarah.
Pengembangan aplikasi web adalah proses merancang, membangun, menguji, dan memelihara aplikasi yang diakses melalui browser.
Berbeda dari website yang terutama menyajikan informasi, aplikasi web memungkinkan pengguna melakukan tindakan dan menjalankan proses tertentu.
Contohnya meliputi:
Sistem manajemen pelanggan dan transaksi.
Dashboard operasional dan laporan bisnis.
Aplikasi inventaris dan pengadaan.
Portal pelanggan atau karyawan.
Sistem pemesanan, penjadwalan, dan persetujuan.
Aplikasi internal yang menghubungkan beberapa departemen.
Tidak semua bisnis membutuhkan aplikasi khusus. Website biasa, spreadsheet yang tertata, atau software berlangganan mungkin sudah cukup untuk kebutuhan tertentu.
Aplikasi kustom menjadi relevan ketika proses bisnis memiliki kebutuhan khusus, beberapa sistem perlu diintegrasikan, atau keterbatasan solusi yang tersedia mulai menghambat operasional.
Tujuannya bukan sekadar memiliki teknologi baru. Tujuannya adalah menyelesaikan masalah yang memang penting bagi bisnis.
Mulailah dengan mendefinisikan masalah, bukan menentukan fitur.
Pernyataan seperti “Kami membutuhkan dashboard” belum menjelaskan apa yang perlu diperbaiki. Dashboard hanyalah salah satu bentuk solusi.
Coba uraikan kondisi yang terjadi sekarang.
Misalnya, tim operasional harus menggabungkan data dari beberapa spreadsheet setiap akhir bulan. Proses ini membutuhkan waktu lama dan berisiko menghasilkan laporan yang tidak konsisten.
Masalah utamanya bukan ketiadaan dashboard. Masalahnya adalah data yang tersebar dan proses pelaporan yang terlalu manual.
Contoh lainnya adalah persetujuan transaksi yang tertunda karena tidak ada sistem untuk memantau status permintaan. Solusinya mungkin berupa alur persetujuan digital dengan notifikasi dan riwayat aktivitas.
Untuk memperjelas masalah, jawab tiga pertanyaan:
Siapa yang mengalami masalah tersebut?
Seberapa sering masalah terjadi dan apa dampaknya?
Hasil apa yang ingin dicapai setelah sistem digunakan?
Jika memungkinkan, ukur kondisi awalnya. Catat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, jumlah kesalahan, atau banyaknya langkah manual.
Data sederhana ini akan membantu Anda menilai apakah aplikasi yang dikembangkan benar-benar memberikan manfaat.
Sebelum merancang pengembangan aplikasi web atau sistem baru, pahami cara kerja bisnis sekarang.
Pilih satu proses penting, lalu dokumentasikan langkah-langkahnya dari awal sampai akhir. Catat siapa yang bertanggung jawab, informasi apa yang diperlukan, aplikasi apa yang digunakan, dan keputusan apa yang harus dibuat.
Sebagai contoh, proses pesanan hingga pembayaran dapat melibatkan langkah berikut:
Tim penjualan mencatat pesanan pelanggan.
Administrasi memeriksa informasi pesanan.
Manajer menyetujui transaksi jika diperlukan.
Bagian keuangan menerbitkan invoice.
Status pembayaran diperbarui.
Tim operasional menyelesaikan pesanan.
Setelah alur tersebut terdokumentasi, cari pekerjaan yang berulang, proses yang sering tertunda, dan informasi yang harus dimasukkan berkali-kali.
Libatkan karyawan yang menjalankan proses tersebut setiap hari. Mereka mungkin mengetahui pengecualian atau kendala yang tidak terlihat oleh manajemen.
Pemetaan ini juga membantu menentukan bagian mana yang benar-benar perlu diotomatisasi.
Jangan langsung mengubah seluruh proses menjadi sistem digital. Perbaiki prosedur yang tidak efisien terlebih dahulu, kemudian tentukan bagian yang dapat dibantu oleh aplikasi.
Punya tantangan bisnis? Yuk bangun solusi yang tepat bareng Dulurwangsa Tech House.
Setelah memahami masalah dan alur kerja, dokumentasikan kebutuhan sistem.
Mulailah dengan mengidentifikasi kelompok pengguna dan tanggung jawab mereka.
Sebagai contoh:
Administrator: mengelola data, pengaturan, dan akun pengguna.
Staf operasional: mencatat transaksi serta memperbarui status pekerjaan.
Manajer: memeriksa laporan, menyetujui permintaan, dan memantau kinerja.
Pelanggan: mengakses layanan atau memantau permintaan mereka, jika diperlukan.
Selanjutnya, uraikan fungsi yang harus tersedia bagi setiap kelompok pengguna.
Hindari persyaratan yang terlalu umum, seperti “sistem harus memiliki manajemen pelanggan”. Jelaskan tindakan yang dibutuhkan, misalnya membuat profil pelanggan, mencari data, melihat riwayat transaksi, dan membatasi akses ke informasi sensitif.
Dokumentasikan pula aturan bisnis. Siapa yang boleh menyetujui transaksi? Apakah perubahan data harus tercatat? Apa yang terjadi jika formulir tidak lengkap?
Kebutuhan ini menjadi dasar bagi developer untuk memperkirakan pekerjaan dan merancang solusi yang sesuai.
Anda tidak perlu menentukan seluruh detail teknis sendiri. Yang terpenting adalah menjelaskan kebutuhan bisnis secara jelas agar keputusan teknis dapat dibuat berdasarkan tujuan yang tepat.
Salah satu penyebab biaya pembuatan aplikasi web membengkak adalah terlalu banyak fitur dimasukkan sejak awal.
Setiap fitur membutuhkan waktu untuk dirancang, dikembangkan, diuji, dan dipelihara. Karena itu, tentukan fungsi yang paling penting sebelum menambahkan fitur pelengkap.
Anda dapat mengelompokkannya menjadi tiga prioritas.
| Prioritas | Pengertian | Contoh |
|---|---|---|
| Wajib | Tanpa fitur ini, proses utama tidak dapat berjalan | Login, pencatatan transaksi, pengelolaan data |
| Penting | Memberikan manfaat besar, tetapi bisa menyusul | Laporan lanjutan dan notifikasi otomatis |
| Tambahan | Berguna, tetapi belum mendesak | Kustomisasi tampilan dashboard |
Fokuskan versi pertama pada proses yang paling penting. Setelah sistem digunakan dan kebutuhan nyata terlihat, Anda dapat menentukan pengembangan berikutnya.
Pendekatan ini dikenal sebagai minimum viable product (MVP), yaitu versi awal dengan fungsi inti yang cukup untuk memberikan manfaat dan mendapatkan masukan pengguna.
MVP bukan berarti mengabaikan kualitas. Keamanan, keandalan, dan fungsi utama tetap harus memenuhi standar yang telah disepakati.
Prioritas yang jelas membantu menjaga ruang lingkup proyek tetap realistis dan mencegah anggaran habis untuk fitur yang belum tentu diperlukan.
Aplikasi web sering kali harus terhubung dengan sistem lain, seperti software akuntansi, payment gateway, CRM, atau database yang sudah digunakan perusahaan.
Buat daftar seluruh sistem yang perlu dihubungkan. Untuk setiap integrasi, tentukan informasi apa yang dipertukarkan, sistem mana yang menjadi sumber data utama, dan bagaimana proses menangani kegagalan koneksi.
Jangan berasumsi bahwa semua sistem dapat terhubung dengan mudah. Ketersediaan API, pembatasan akses, kualitas data, dan keterbatasan software lama dapat memengaruhi biaya serta waktu pengembangan.
Keamanan juga harus direncanakan sejak awal proses pengembangan aplikasi web.
Tentukan siapa yang dapat melihat, menambah, mengubah, atau menghapus data. Pertimbangkan autentikasi, hak akses berdasarkan peran, pencadangan, pencatatan aktivitas, dan prosedur pemulihan jika terjadi gangguan.
Jika aplikasi memproses data pribadi atau informasi yang diatur oleh ketentuan tertentu, identifikasi kewajiban yang relevan sebelum pengembangan aplikasi dimulai.
Keputusan ini bukan pekerjaan tambahan yang sebaiknya ditunda hingga menjelang peluncuran. Integrasi dan keamanan dapat memengaruhi desain sistem secara keseluruhan.
Setelah kebutuhan utama jelas, Anda dapat mulai meminta penawaran dari penyedia jasa pembuatan aplikasi web.
Biaya pembuatan aplikasi web bergantung pada kompleksitas alur kerja, jumlah fitur, integrasi, desain, hak akses pengguna, kebutuhan pengujian, serta persyaratan keamanan.
Karena itu, dua aplikasi yang terlihat serupa dari luar dapat memiliki biaya pengembangan yang sangat berbeda.
Jangan hanya membandingkan harga akhir. Periksa pekerjaan yang termasuk dalam penawaran.
Proposal sebaiknya menjelaskan:
Analisis kebutuhan dan perencanaan.
Desain antarmuka dan pengalaman pengguna.
Pengembangan fitur serta integrasi.
Pengujian dan perbaikan masalah.
Peluncuran dan pelatihan pengguna.
Pemeliharaan dan dukungan setelah peluncuran.
Pastikan juga jadwal memperhitungkan waktu untuk memberikan masukan, menyiapkan data, melakukan pengujian, dan mengambil keputusan dari pihak bisnis.
Sebelum menyetujui proyek, sepakati ruang lingkup, hasil kerja, kriteria penerimaan, tahapan pembayaran, kepemilikan kode dan data, dokumentasi, serta dukungan setelah peluncuran.
Jika ada perubahan kebutuhan di tengah proses, tentukan bagaimana perubahan tersebut akan memengaruhi biaya dan jadwal.
Perencanaan anggaran yang baik bukan berarti selalu memilih penawaran termurah. Tujuannya adalah memahami pekerjaan yang dibayar, hasil yang akan diterima, dan biaya yang mungkin muncul setelah sistem mulai digunakan.
Aplikasi yang selesai dikembangkan belum tentu siap digunakan oleh seluruh tim.
Sebelum peluncuran, uji proses utama, input yang tidak valid, pembatasan akses, kegagalan integrasi, dan kondisi khusus yang mungkin terjadi dalam operasional.
Mintalah calon pengguna mencoba tugas sehari-hari mereka. Masukan langsung dapat menunjukkan bagian yang membingungkan atau kebutuhan yang terlewat saat perencanaan.
Jika data akan dipindahkan dari sistem lama, bersihkan data duplikat dan tentukan siapa yang bertanggung jawab memverifikasi hasil pemindahan.
Rencanakan peluncuran sesuai kebutuhan bisnis. Anda dapat memulai dengan kelompok pengguna kecil, memberikan pelatihan secara bertahap, atau meluncurkan aplikasi kepada seluruh tim sekaligus.
Setelah peluncuran, ukur apakah sistem memberikan hasil yang diharapkan.
Beberapa indikator yang dapat dipantau meliputi:
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses utama.
Jumlah pekerjaan manual yang berhasil dikurangi.
Tingkat kesalahan atau duplikasi data.
Waktu yang diperlukan untuk menyiapkan laporan.
Tingkat penggunaan aplikasi dan jumlah permintaan bantuan.
Gunakan hasil tersebut untuk menentukan perbaikan selanjutnya.
Pemeliharaan juga perlu masuk ke dalam rencana sejak awal. Sistem mungkin membutuhkan pembaruan keamanan, pencadangan, pemantauan kinerja, perbaikan bug, serta penyesuaian ketika kebutuhan bisnis berubah.
Dengan demikian, aplikasi tidak hanya berfungsi saat pertama kali diluncurkan, tetapi juga dapat terus mendukung operasional.
Beberapa kesalahan dapat membuat proyek kehilangan arah.
Memulai dari fitur, bukan masalah. Banyaknya fitur tidak menjamin aplikasi memberikan manfaat bisnis. Tetapkan tujuan terlebih dahulu.
Tidak melibatkan pengguna. Sistem yang tidak sesuai dengan pekerjaan sehari-hari berisiko sulit digunakan.
Meremehkan integrasi dan kualitas data. Sistem lama mungkin membutuhkan pekerjaan tambahan sebelum dapat dihubungkan.
Membangun semuanya sekaligus. Prioritaskan fungsi inti dan kembangkan fitur tambahan berdasarkan kebutuhan nyata.
Menganggap peluncuran sebagai akhir proyek. Aplikasi tetap membutuhkan pemantauan, dukungan, dan pemeliharaan.
Tidak menyepakati kepemilikan dan dukungan. Pastikan akses terhadap kode, hosting, data, dokumentasi, dan pencadangan sudah jelas.
Sebelum memulai proyek, pastikan Anda dapat menjawab pertanyaan berikut:
Masalah bisnis apa yang ingin diselesaikan?
Siapa yang akan menggunakan aplikasi?
Bagaimana alur kerja berjalan saat ini?
Fitur apa yang wajib tersedia pada versi pertama?
Sistem apa saja yang perlu diintegrasikan?
Apa persyaratan keamanan dan perlindungan datanya?
Berapa anggaran dan ruang lingkup yang disepakati?
Bagaimana aplikasi akan diuji dan keberhasilannya diukur?
Siapa yang bertanggung jawab atas pemeliharaan setelah peluncuran?
Anda tidak harus menentukan semua detail teknis sendiri. Namun, semakin jelas kebutuhan bisnis, semakin mudah Anda membandingkan penawaran dan mengambil keputusan.
Pengembangan aplikasi web yang efektif dimulai dari masalah bisnis yang jelas, kebutuhan yang realistis, dan kesepakatan mengenai hasil yang ingin dicapai.
Dulurwangsa membantu bisnis merencanakan dan membangun sistem digital sesuai alur kerja mereka, mulai dari aplikasi web baru hingga integrasi dan peningkatan sistem yang sudah digunakan.
Jika Anda sedang mempertimbangkan sebuah proyek, mulailah dengan menjelaskan masalah yang ingin diselesaikan, siapa yang terlibat, dan hasil yang ingin dicapai.
Hubungi Dulurwangsa untuk mendiskusikan kebutuhan Anda dan menyusun ruang lingkup pengembangan yang lebih terarah.
Mau upgrade website, bikin operasional bisnis lebih efisien, atau develop sistem digital yang sesuai kebutuhan lo? Let's figure out the right solution for your business.
Clear scope. Practical solutions. Technology built around your business.
