Punya ide aplikasi untuk bisnis? Sebelum mulai mencari developer, ada satu hal yang sebaiknya kamu siapkan: scope proyek software yang jelas.
Banyak proyek pengembangan software tidak bermasalah karena teknologinya terlalu rumit, melainkan karena kebutuhan bisnis belum diterjemahkan menjadi pekerjaan yang konkret. Fitur bertambah di tengah jalan, alur kerja berubah setelah dikembangkan, dan hasil akhirnya tidak sesuai ekspektasi.
Situasi ini bisa membuat proyek memakan waktu lebih lama, menimbulkan revisi berulang, dan meningkatkan biaya pengembangan.
Kabar baiknya, kamu tidak harus memahami pemrograman untuk menghindari masalah tersebut. Kamu hanya perlu tahu bagaimana menjelaskan kebutuhan bisnis, menetapkan batas pekerjaan, dan menyepakati hasil yang ingin dicapai.
Berikut sembilan cara menentukan scope proyek software sebelum pengembangan dimulai.
Scope proyek software adalah batas pekerjaan yang disepakati dalam sebuah proyek pengembangan perangkat lunak.
Scope menjelaskan apa yang akan dibuat, siapa yang akan menggunakannya, bagaimana sistem bekerja, serta apa saja yang termasuk dan tidak termasuk dalam pekerjaan developer.
Misalnya, sebuah perusahaan ingin membuat aplikasi manajemen inventaris.
Menuliskan kebutuhan “sistem stok barang” belum cukup untuk menjadi scope proyek. Developer masih perlu mengetahui apakah aplikasi tersebut harus mendukung banyak gudang, beberapa tingkat persetujuan, barcode, pelacakan barang masuk dan keluar, serta integrasi dengan sistem penjualan.
Dua perusahaan bisa sama-sama membutuhkan aplikasi inventaris, tetapi kompleksitas pekerjaannya berbeda jauh.
Ketika kebutuhan belum disepakati, klien dan developer berpotensi memiliki asumsi yang berbeda tentang hasil akhir.
Kondisi ini dapat memicu scope creep, yaitu perluasan pekerjaan di luar kesepakatan awal tanpa penyesuaian waktu, anggaran, atau sumber daya yang memadai.
Karena itu, scope yang jelas bukan bertujuan membatasi perkembangan bisnis. Tujuannya adalah membuat setiap perubahan dapat dipertimbangkan secara transparan.
Punya tantangan bisnis? Yuk bangun solusi yang tepat bareng Dulurwangsa Tech House.
Sebelum membahas fitur atau desain antarmuka, pahami dahulu masalah operasional yang ingin diselesaikan.
Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah langsung meminta aplikasi dengan sederet fitur tanpa menjelaskan alasan fitur tersebut dibutuhkan.
Padahal, satu masalah bisnis bisa memiliki beberapa alternatif solusi.
Sebuah perusahaan mengalami keterlambatan proses pembelian karena seluruh permintaan masih dikirim melalui WhatsApp dan spreadsheet.
Permintaan awalnya mungkin berbunyi:
“Kami membutuhkan aplikasi procurement lengkap.”
Namun, setelah diperiksa, masalah utamanya adalah tidak adanya alur persetujuan yang terpusat.
Solusi tahap pertama mungkin cukup berupa sistem pengajuan pembelian, persetujuan berjenjang, dan pencatatan status permintaan.
Dengan mendefinisikan masalah terlebih dahulu, perusahaan dapat menghindari pengembangan fitur yang belum dibutuhkan.
Sebuah aplikasi tidak hanya terdiri dari halaman dan tombol. Di baliknya, terdapat orang-orang dengan tugas serta hak akses berbeda.
Mulailah dengan mengidentifikasi siapa yang akan menggunakan sistem.
Dalam aplikasi procurement, pembagian perannya bisa seperti ini:
Staf: membuat permintaan pembelian.
Manajer: memeriksa dan menyetujui permintaan.
Tim procurement: memproses pembelian yang disetujui.
Finance: memverifikasi pembayaran.
Administrator: mengelola pengguna dan pengaturan sistem.
Setelah peran ditentukan, gambarkan proses dari awal sampai akhir.
Siapa mengajukan? Siapa menyetujui? Apa yang terjadi jika permintaan ditolak? Apakah keputusan perlu disertai alasan?
Pertanyaan semacam ini membantu developer memahami logika bisnis, bukan hanya tampilan aplikasi.
Scope yang baik perlu menjawab satu pertanyaan mendasar: bagaimana kita tahu aplikasi ini berhasil?
Tujuan seperti “membuat operasional lebih efisien” masih terlalu umum.
Sebagai ilustrasi, perusahaan bisa menetapkan target berikut:
Mengurangi rata-rata waktu persetujuan pembelian dari tiga hari menjadi satu hari.
Memastikan seluruh permintaan memiliki riwayat persetujuan.
Mengurangi kebutuhan rekap manual di akhir bulan.
Memungkinkan manajemen memantau permintaan yang masih tertunda.
Angka tersebut merupakan contoh target internal, bukan hasil yang otomatis dijamin oleh software.
Indikator keberhasilan akan membantu perusahaan mengevaluasi apakah aplikasi benar-benar menyelesaikan masalah bisnis setelah digunakan.
Setelah masalah dan alur kerja dipahami, langkah berikutnya adalah menerjemahkannya ke dalam dokumen kebutuhan aplikasi.
Dokumen ini menjadi referensi bersama antara pemilik proyek, developer, dan pihak yang akan menguji hasil pekerjaan.
Tidak semua fitur harus hadir pada peluncuran pertama.
Membuat seluruh fitur sekaligus dapat memperbesar scope, memperpanjang proses pengembangan, dan menyulitkan pengujian — dan biasanya akan membuat anggaran biaya pengembangan aplikasi membengkak.
Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah mengelompokkan kebutuhan menjadi empat kategori.
| Prioritas | Pengertian | Contoh |
|---|---|---|
| Must Have | Wajib tersedia agar proses inti berjalan | Pengajuan dan persetujuan pembelian |
| Should Have | Penting, tetapi masih dapat ditunda | Notifikasi email otomatis |
| Could Have | Nilai tambah jika sumber daya tersedia | Dashboard analitik lanjutan |
| Won’t Have for Now | Tidak termasuk fase pengembangan saat ini | Integrasi ERP penuh |
Pendekatan ini membantu tim memisahkan kebutuhan operasional utama dari ide pengembangan jangka panjang.
Hasilnya, perusahaan dapat merencanakan versi awal aplikasi yang lebih terarah tanpa menutup kemungkinan ekspansi di kemudian hari.
Setelah fitur diprioritaskan, tentukan pekerjaan apa saja yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek.
Bagian yang tidak termasuk atau out of scope sama pentingnya dengan daftar pekerjaan yang akan dilakukan.
Misalnya, perusahaan menyepakati pengembangan aplikasi inventaris berbasis web.
In scope:
Login dan pengaturan hak akses pengguna.
Pencatatan barang masuk dan keluar.
Pengelolaan stok untuk dua gudang.
Laporan stok dalam format Excel.
Riwayat perubahan transaksi.
Out of scope:
Aplikasi Android dan iOS native.
Integrasi langsung dengan marketplace.
Modul akuntansi.
Migrasi otomatis seluruh data historis.
Dukungan gudang tambahan di luar kesepakatan.
Tanpa batas tersebut, satu pihak mungkin menganggap integrasi marketplace sudah termasuk, sementara pihak lain menganggapnya pekerjaan tambahan.
Menuliskan batas pekerjaan secara eksplisit dapat mengurangi kesalahpahaman sebelum proyek berjalan.
Kebutuhan bisnis yang jelas tetap perlu didukung persyaratan teknis yang relevan.
Kamu tidak harus menentukan bahasa pemrograman atau arsitektur sistem sendiri. Namun, ada beberapa informasi yang sebaiknya disampaikan kepada developer sejak awal.
Selain fitur utama, pertimbangkan kebutuhan seperti:
Jumlah pengguna dan perkiraan akses bersamaan.
Hak akses berdasarkan jabatan atau divisi.
Keamanan akun dan perlindungan data.
Pencadangan serta pemulihan data.
Kebutuhan performa dan waktu respons.
Kompatibilitas perangkat dan browser.
Kebutuhan audit log serta histori perubahan.
Syarat ini sebaiknya dibuat terukur sesuai risiko dan kebutuhan operasional, bukan sekadar menggunakan istilah seperti “cepat” atau “aman”.
Jika perusahaan sudah menggunakan aplikasi akuntansi, sistem penjualan, atau layanan pembayaran, sampaikan kebutuhan integrasinya sedini mungkin.
Developer perlu memeriksa ketersediaan API, akses data, dokumentasi sistem, biaya pihak ketiga, serta batasan teknis lainnya.
Integrasi yang awalnya dianggap sederhana bisa menjadi pekerjaan tersendiri apabila sistem eksternal tidak menyediakan akses yang dibutuhkan.
Scope yang sudah ditentukan belum otomatis menjamin proyek berjalan sesuai rencana.
Perusahaan dan developer juga perlu menyepakati bagaimana pekerjaan dievaluasi, kapan suatu fitur dinyatakan selesai, dan bagaimana perubahan ditangani.
Deliverables adalah hasil pekerjaan yang harus diserahkan developer.
Hasil tersebut dapat berupa aplikasi yang berfungsi, konfigurasi sistem, dokumentasi, atau pekerjaan lain yang disepakati.
Namun, deliverable saja tidak cukup. Setiap fitur penting sebaiknya dilengkapi acceptance criteria, yaitu kondisi yang harus dipenuhi agar pekerjaan dapat diterima.
Untuk fitur persetujuan pembelian, kriterianya bisa berupa:
Staf dapat mengajukan permintaan pembelian.
Manajer menerima permintaan yang membutuhkan persetujuannya.
Manajer dapat menyetujui atau menolak permintaan.
Setiap keputusan tersimpan bersama waktu dan identitas pengguna.
Permintaan yang ditolak tidak dapat langsung diproses menjadi pembelian.
Staf dapat melihat status terbaru permintaannya.
Dengan kriteria tersebut, pengujian menjadi lebih objektif.
Alih-alih hanya menyatakan “fiturnya belum sesuai”, kedua pihak dapat memeriksa kondisi mana yang belum terpenuhi.
Jadwal pengembangan sebaiknya tidak hanya berisi satu tanggal peluncuran.
Bagi proyek menjadi beberapa milestone agar perkembangan dapat dievaluasi secara bertahap.
| Tahap | Deliverable |
|---|---|
| Analisis kebutuhan | Dokumen kebutuhan dan scope yang disetujui |
| Desain | Alur pengguna dan rancangan antarmuka |
| Pengembangan | Fitur sesuai prioritas proyek |
| Pengujian | Hasil pengujian dan daftar perbaikan |
| Peluncuran | Aplikasi diterapkan pada lingkungan produksi |
| Serah terima | Dokumentasi dan akses sesuai kesepakatan |
Jangan lupa menentukan siapa yang bertanggung jawab memberikan persetujuan pada setiap tahap.
Keterlambatan tidak selalu berasal dari proses coding. Keputusan yang tertunda, data yang belum disediakan klien, atau akses integrasi yang belum tersedia juga dapat memengaruhi jadwal.
Karena itu, ketergantungan kepada pihak klien maupun penyedia layanan sebaiknya didokumentasikan.
Mau upgrade website, bikin operasional bisnis lebih efisien, atau develop sistem digital yang sesuai kebutuhan lo? Let's figure out the right solution for your business.
Clear scope. Practical solutions. Technology built around your business.
Kebutuhan bisnis bisa berubah setelah pengembangan dimulai. Hal ini wajar, terutama pada proyek yang berlangsung selama beberapa bulan.
Yang perlu dihindari adalah perubahan tanpa evaluasi dampak.
Misalnya, di tengah proyek aplikasi inventaris, perusahaan ingin menambahkan fitur pemindaian barcode yang belum masuk scope awal.
Alih-alih langsung memasukkannya ke daftar pekerjaan developer, kedua pihak perlu meninjau:
Apa kebutuhan bisnis di balik fitur tambahan tersebut?
Apakah perubahan membutuhkan perangkat atau layanan tambahan?
Berapa pekerjaan dan biaya tambahannya?
Apakah jadwal peluncuran akan berubah?
Apakah ada fitur lain yang perlu ditunda?
Siapa yang berwenang menyetujui perubahan?
Setelah dampaknya disepakati, perubahan dapat dicatat dalam change request dan dimasukkan ke rencana pekerjaan yang diperbarui.
Mekanisme ini bukan untuk mempersulit klien, melainkan agar perubahan dapat diputuskan berdasarkan informasi yang jelas.
Tidak semua proyek memerlukan dokumen puluhan halaman. Untuk proyek dengan kompleksitas terbatas, dokumen ringkas yang jelas dan disetujui bersama bisa menjadi titik awal yang baik.
| Komponen | Isi yang perlu ditentukan |
|---|---|
| Nama proyek | Nama aplikasi atau sistem yang dikembangkan |
| Latar belakang | Masalah bisnis yang ingin diselesaikan |
| Tujuan | Hasil yang diharapkan dan indikator keberhasilan |
| Pengguna | Peran pengguna dan hak akses |
| Fitur wajib | Fitur yang harus tersedia pada fase pertama |
| Batas pekerjaan | Hal yang termasuk dan tidak termasuk |
| Integrasi | Sistem atau layanan pihak ketiga |
| Kebutuhan teknis | Keamanan, performa, data, dan persyaratan operasional |
| Deliverables | Hasil pekerjaan yang akan diserahkan |
| Acceptance criteria | Kondisi penerimaan fitur dan hasil proyek |
| Timeline | Milestone serta dependensi utama |
| Change request | Proses pengajuan dan persetujuan perubahan |
| Tanggung jawab | Pihak yang membuat, meninjau, dan menyetujui pekerjaan |
Untuk proyek yang lebih kompleks atau melibatkan data sensitif, dokumentasi tambahan, peninjauan risiko, serta pengaturan keamanan dan kepatuhan mungkin diperlukan.
Pihak bisnis paling memahami proses operasional dan masalah yang ingin diselesaikan. Developer atau konsultan teknis memahami cara menerjemahkan kebutuhan tersebut menjadi sistem yang dapat dibangun.
Karena itu, penyusunan dokumen sebaiknya menjadi proses kolaboratif.
Pemilik proyek tidak harus memahami seluruh aspek teknis, tetapi perlu memahami dan menyetujui tujuan, fitur, batas pekerjaan, serta hasil akhirnya.
Bahkan dengan dokumen kebutuhan aplikasi, masih ada beberapa kebiasaan yang dapat menyebabkan pekerjaan ulang.
Permintaan seperti “buat dashboard yang lengkap” atau “sistem harus user-friendly” mudah menimbulkan interpretasi berbeda.
Ganti dengan kebutuhan konkret, misalnya informasi apa yang harus ditampilkan, siapa yang boleh mengaksesnya, dan tindakan apa yang dapat dilakukan pengguna.
Ketika semua fitur dianggap wajib, tim kesulitan menentukan pekerjaan mana yang harus diselesaikan lebih dahulu.
Tetapkan fitur inti berdasarkan nilai bisnis dan risiko jika fitur tersebut belum tersedia.
Sebuah aplikasi yang sudah selesai dikembangkan belum tentu siap digunakan dalam kegiatan operasional.
Rencanakan pengujian bersama pengguna, perbaikan temuan, kebutuhan pelatihan, dan proses serah terima sejak awal.
